Una de las habilidades más difíciles de dominar al comienzo de tu proyecto de marketing de contenidos es la administración del tiempo. Puedes perder una gran cantidad de él tratando de realizar diversas tareas o centrarte demasiado en detalles sin importancia.
¿En qué ocuparlo? ¿En escribir? ¿En hacer videos? ¿En hacer infografías? ¿En curar contenido? ¿Cómo resolver esto? La respuesta a todas estas interrogantes no es sencilla y menos al principio, cuando aún no tenemos claro hacia donde nos dirigimos o si nuestros esfuerzos darán fruto.
El diseñador y autor Étienne Garbugli ha luchado con todo eso. A través de los años ha aprendido a manejar su tiempo y la carga de trabajo de manera más eficaz y ha analizado lo que ha funcionado para él y sus compañeros empresarios.
En 2013, su presentación viral sobre el tema, «26 formas de administrar el tiempo que ojalá hubiera sabido en mis años 20’s«, fue nombrada la «Presentación que gustó más» por SlideShare. Continuó con esto a principios de este año con «25 formas de gestionar el tiempo para empezar bien el año nuevo.»
Hemos recopilado las mejores ideas de ambas presentaciones con un contexto adicional. Los consejos sirven para proyectos de marketing de contenidos pero también para tu vida diaria. Es de sabios establecer estos hábitos cuando eres joven, porque son igual de relevantes para un universitario de 22 años, que para un ejecutivo de 50.
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Siempre hay tiempo.
Nunca se «acaba el tiempo.» Si no terminaste algo antes del tiempo de entrega, es porque no lo consideraste urgente o lo suficientemente agradable para priorizarlo antes de cualquier otra cosa que estuviste haciendo. El marketing de contenidos es una tarea muy celosa… si no generas contenido con disciplina, los resultados nunca llegarán.
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Los días siempre se llenan más rápido de lo que esperas.
Date algún tiempo de colchón. Evita llenarte de actividades, abstente de ser demasiado preciso con los planes. «Mientras más precisa una tarea u objetivo es, es más fácil perderla». En tu calendario editorial debes ser flexible, lo que te permitirá mejor cumplir con tus metas.
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Realizas más cosas cuando estás enfocado.
Habrá días en que estarás fuera de juego, y otras veces en que serás capaz de mantener tu atención durante 12 horas seguidas. Aprovecha al máximo esos días. Esas jornadas incluso pueden generar no uno, sino varios contenidos que podrás usar posteriormente.
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Debes realizar actividades que beneficien tanto a tu vida profesional como a la personal.
«Alinea tus metas profesionales y personales para lograr una máxima eficiencia». Por ejemplo, si no tienes ninguna intención de trasladarte a Japón, o hacer negocios allí, será mejor tomar un curso de marketing digital en lugar de tomar clases de japonés.
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Hay una diferencia entre esforzarte y consumirte.
El trabajo duro a veces implica dormir poco y una productividad implacable. Pero incluso si estás increíblemente motivado, es necesario hacer lugar para relajarnos, en caso contrario el agotamiento te alcanzará y hará que seas menos productivo de lo que serías habitualmente. Muchas de las grandes ideas para la generación de contenidos vienen cuando estamos descansando o incluso próximos a dormir.
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Realizar demasiadas tareas hace que pierdas el enfoque.
Los estudios han encontrado que el cerebro gasta energía cada vez que reajusta su concentración de un elemento a otro. Si pasas tu día realizando diversas tareas estás agotando a tu cerebro. Si tu eres el director de marketing de contenidos en tu empresa, no puedes ser tú el que genera el contenido, administra redes sociales y además analiza diseños… el multitask no existe y solo origina pérdida de enfoque. Define para ti y cada persona en qué son los mejores y… háganlo.
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Las distracciones pueden ser controladas.
Considera la posibilidad de intentar la Técnica Pomodoro de dividir el trabajo en períodos ininterrumpidos de 25 minutos con descansos de tres a cinco minutos intermedios, o utiliza software de autocontrol que te impida el uso de sitios como Facebook o Twitter… sí aunque todos digan lo contrario, las redes sociales quitan muchísimo tiempo productivo.
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Lograr algo pequeño es la mejor manera de empezar a trabajar.
Una presentación que necesitas terminar puede ser intimidante a las 8 de la mañana. Coloca tu mente en el camino correcto con una tarea fácil y rápida, como curar algunos contenidos para tus redes sociales.
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Evita ser perfeccionista.
El general George S. Patton dijo una vez: «Un buen plan realizado ahora es mejor que un plan perfecto realizado la próxima semana.» La lección es: mejor el contenido breve y objetivo de hoy que aquel perfecto y asombroso que nunca se escribió.
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Más horas de trabajo no siempre se traducen en una mayor productividad.
No te engañes pensando que sentarte en tu escritorio de alguna manera extraerá trabajo de ti. Haz lo que puedas para desarrollar contenidos en las horas regulares de trabajo en lugar de trabajar en la noche.
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No debes detener le ejecución del trabajo que requiere de un pensamiento centrado.
Si estás deteniendo constantemente tu flujo de trabajo para repensar algo, tú mismo estás reduciendo tu velocidad. Crea, crea, crea con el corazón… la mente se encargará de editar.
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Las tareas de menor importancia deben ser programadas.
Interrumpirás tu flujo de pensamiento si estás enviando correos electrónicos o actualizando tus redes durante todo el día. Programa un tiempo para estas tareas.
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Es mejor responder a alguien tan pronto como leas su correspondencia si esto te tomará un par de minutos o menos.
Aplica “La regla de los dos minutos” que menciona el autor David Allen en su libro «Getting Things Done». Si un correo electrónico se puede responder en ese tiempo, hazlo de inmediato en lugar de dejarlo a un lado.
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Las tareas masivas son más fáciles de manejar cuando se ven como incrementos.
El entrenador de futbol colegial de Alabama Nick Saban sigue una filosofía similar que él llama el Proceso. En lugar de tener a sus jugadores pensando en ganar el campeonato, los entrena para centrarse sólo en lo que está justo delante de ellos – cada bloqueo, cada pase, y cada gol de campo. No pienses que debes escribir el mejor contenido… es uno a la vez… uno a la vez… hasta que te conviertas en un lider de tu industria.
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Si te tardas más de 20 minutos en empezar, debes cambiar de actividad.
Si no estás progresando en esa actividad por alguna razón, pasa a otra cosa para volver al campo productivo. A veces la creación simplemente no fluye y hay que reintentar con otras tareas.
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No hay dos tareas que tengan la misma importancia.
Las listas de actividades diarias son formas eficaces para programar tu día, pero es importante priorizarlas. Comienza el día con las tareas de alta prioridad, y deja la clasificación para cuando estés mentalmente agotado.
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Siempre debes saber la única actividad que realmente debes realizar durante ese día.
Para ayudar a priorizar, determina qué tarea es la más importante, y enfoca tu energía en hacerla lo más pronto posible… no cedas ante el peor enemigo del marketing de contenidos.
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Es necesario delegar algo de trabajo a otras personas.
Para ser realmente eficiente, debes superar el miedo a delegar trabajo a otra persona. «Si algo se puede hacer el 80% de bien por alguien más, delégalo!»
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Centrárse en el pasado dificultará el progreso.
No te distraigas ni con los éxitos ni con los fracasos del pasado. Centra tu atención en lo que está frente a ti.
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Toma notas.
No asumas que recordarás todas las buenas ideas que vienen a tu cabeza durante el día. No importa si utilizas una libreta, un pizarrón o una aplicación como Evernote, escribe las cosas. Esto es especialmente cierto en el marketing de contenidos: si tienes una idea para una rtículo o un video, anótala, no dejes que se pierda.
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Tener objetivos más grandes en mente te ayudará a pasar tus días.
«Mantén tus ojos en el premio real», escribe Garbugli. «Céntrate en los objetivos, no en las tareas. Mantenlos a la vista.»