Cómo captar más alumnos para una escuela

Captar alumnos para las escuelas privadas en particular, es el factor número de influencia en la gestión y las operaciones durante el año escolar. El número de inscripciones define todo, y por ende es lo que mantiene a los directores despiertos por la noche.

Si no hay suficientes estudiantes, esto tiene consecuencias en la contratación, mantenimiento, estrategia y salarios. No es de extrañar que haya una presión sobre los directores y los administradores para que la escuela alcance su máxima capacidad; por lo tanto, atraer más alumnos es una función clave; lo que nos lleva a la pregunta básica:

¿Cómo reclutar más estudiantes para una escuela?

La competencia en todos los sectores e industrias ha persuadido a los propietarios de negocios a pensar profundamente en dar más del 100% para mantenerse en la competencia y retener a los clientes existentes. El ámbito de la educación no es una excepción.

Cuando se trata de atraer más alumnos influyen varios factores, como el ambiente educativo, la infraestructura, el prestigio, la cercanía, los eventos, las recomendaciones y la forma de hacer mercadotecnia, tanto marketing digital como offline; esto sin dejar de mencionar a los competidores y claro, las interacciones con el alumno o los padres, que también desempeñan un papel importante. Los exalumnos, profesores, personal y el uso de las herramientas de comunicación también son factores de influencia.

Como verás no son pocos los engranajes que echan a andar la maquinaria de la matrícula escolar. Es verdad que hay algunos que no podemos controlar pero hay otros muchos que sí; veamos algunos.

Acciones para captar más alumnos para una institución educativa.

Marketing orgánico y de paga en redes sociales

No nos hagamos tontos, las redes sociales son el modo más innovador y exigente del marketing para hacer que algo popular… aunque por supuesto y pese a lo que te digan muchos, NO es nada fácil desarrollar buenas prácticas.

La digitalización ha capturado todas las industrias y su importancia se puede ver a diario. Las redes sociales se han convertido en una plataforma de fácil acceso para cualquier persona con acceso a Internet. Al ser una alternativa relativamente económica del marketing digital para escuelas, las redes se han convertido en una forma innovadora de aumentar la comunicación para fomentar el awareness o conciencia de marca y, a menudo, mejorar los servicios al alumno.

Facebook, por ejemplo, se ha convertido en un gran canal para postear tanto de manera orgánica como pagada en la búsqueda de aumentar o retener la matrícula. Aquí algunos ejemplos.

Con las redes sociales puedes crear vínculo con tu comunidad estudiantil actual y potencial como este sencillo post del Tec de Monterrey.

Atraer alumnos mostrando ventajas de la escuela, como este post de la ULA donde indica que tiene varios campus para programas ejecutivos (alumnos que estudian y trabajan).

Generar interés de alumnos potenciales a través de ofertar seminarios gratuitos, como IEBS, una escuela online.

Conectar con generaciones idas que pueden regresar a comprar otros programas o recomendar la institución a hijos o conocidos.

La imaginación es el límite para lo que se puede lograr, sin embargo es necesario el diálogo constante y rápido, así como conocer muy bien las preferencias del alumnado o el grupo objetivo al que nos dirigimos. Si has decidido pagar, la segmentación que puedes lograr es ultraespecífica, incluyendo intereses y hasta individuos que vivan a determinada distancia de tu institución.

Presencia en varias redes sociales

Para un instituto educativo o una escuela de gestión empresarial, lograr una presencia en varias redes con constancia y consistencia es casi un milagro, pero es necesario porque una gran parte de la generación joven se encuentra en diferentes plataformas de medios sociales. Tener una página en Facebook, cuenta de Twitter, cuenta de Snapchat, presencia en Instagram, etc. es sin duda la mejor manera de llegar al público objetivo de forma más instantánea. No es necesario tener perfiles en todas pero sí en las dos o tres principales en donde mis estudiantes se encuentren, o sus padres si mi matricula es infantil. La mayoría de los jóvenes tienen presencia en Facebook, Snapchat e Instagram. A menudo crean sus propios grupos e invitan a más personas. Si lo que se tiene es una institución para ejecutivos o universitarios, Linkedin también comienza a ser una vía.

La Universidad de las Américas de Puebla tiene cuenta en Snapchat porque sabe que es una de las redes que más utilizan sus alumnos y por ende es indispensable mantener el engagement por este canal.

Eventos educativos 

Los eventos educativos son una de las herramientas más poderosas para atraer la atención de estudiantes, padres y tutores. Conferencias, foros, congresos, sesiones de coaching, festivales, webinars y webcasts, son útiles para lograr la presencia de la institución en diferentes medios y por tanto en la mira de clientes potenciales.

Interacción personal

Es uno de los pasos esenciales en hacer una institución popular. Los alumnos directamente (cuando se trata de universidades), padres y tutores (en caso de menores) siempre tratan de conocer la gráfica de progreso de sus hijos. La interacción con los padres es el paso correcto para lograr la permanencia de estudiantes en una institución. Organizar estas reuniones al menos una vez al mes o enviar correos electrónicos a intervalos regulares ayuda a los padres a rastrear a sus hijos en sus actividades de la manera correcta y por ende refuerza los lazos con la institución.

Los newsletters son un ejemplo de esto porque mantienen el contacto con la comunidad estudiantil, sin embargo no son una fuente de enlace tan directo como la mencionada anteriormente.

Los grupos y listas de Whatsapp también pueden fungir como una buena forma de contacto, si se tratan con la privacidad y el funcionamiento adecuado.

Pensar como padre

¿Por qué dejarías como padre una escuela e irías a ver otra?, ¿Cuándo toman los padres la decisión de cambiar de escuela? Es cierto que cada cambio de escuela es intensamente individual, tan individual como el propio estudiante, sin embargo hay patrones que puedes identificar.

1. Busca las rupturas naturales en la secuencia de la educación básica. No asumas que el padre siempre mantendrá a sus hijos en la misma escuela desde preescolar hasta secundaria. El final de preescolar, y de primaria son pausas naturales, y esto te permitirá concentrarte en utilizar gran parte de tus recursos de reclutamiento en estas posibles poblaciones de padres en lugar de extenderte demasiado a todas. En una universidad también deben tenerse estadísticas de los semestres en que más abandonan la institución.
2. Identifica las preferencias de los padres en las escuelas, no las de los estudiantes. Seamos honestos, un número importante de padres escogerán las escuelas que les gustan, no necesariamente las que son mejores para sus hijos. Esto significa que habrá una preferencia por las escuelas heredadas de la familia («Fui a la Universidad La Salle, y disfruté y aprendí mucho.») Descubre qué es lo que ellos admiran de otras instituciones.
3. Mira una línea de tiempo para la elección de escuelas. Para muchas escuelas, la reinscripción ocurre en febrero o marzo para el próximo año escolar. Los padres que decidan no volver a inscribir a sus hijos estarán en el mercado para las nuevas escuelas después de ese tiempo. La primavera es también cuando los padres tendrán la oportunidad de asistir a ferias y muestras escolares en sus escuelas locales. Aprovecha esas ventanas.
4. ¿A qué escuelas asistieron los padres? Si tienes una escuela privada, los padres alma maters son muy importantes; será difícil que padres que asistieron a escuelas públicas paguen una colegiatura alta. Hay un sentido de: «funcionó bien conmigo, por lo que funcionará bien con mis hijos también». Busca a los padres alma maters y genera lazos más fuertes con ellos para que sirvan de evangelizadores hacia tu institución.

Confiar en la fórmula 

Las escuelas han seguido típicamente una fórmula similar cuando se trata de la atracción de alumnos y hay una razón para eso: funciona. Asegúrate de proporcionar a los estudiantes y a sus padres la información relevante respetando sus decisiones sobre su educación. Estos son los pasos estándar:

Preparar: Identifica tu población de reclutamiento y las características de tu público objetivo, junto con donde pueden vivir o donde están asistiendo a la escuela.

Evento: Prepara una presentación de reclutamiento para ser dada a los padres. Asegúrate de que tienes información relevante, puntos atractivos sobre tu escuela, respuestas a preguntas e identifica cualquier obstáculo para las admisiones.

Base de datos: Asegúrate de obtener los nombres y direcciones de los estudiantes, tanto online como vía telefónica y presencial. Por último, entrega material. No te olvides de regalos y obsequios con el branding de tu escuela.

La Universidad Jannette Klein en su sitio tiene de forma permanente un chat que para activarse solicita los datos de quien pregunta.

Destacar 

Algunas escuelas han estado aplicando diferentes  fórmulas de reclutamiento y prefieren un contacto más individual, usando medios sociales, y en vez de ello, llamadas telefónicas directas o visitas domiciliarias directas para hablar con padres y estudiantes personalmente. El punto es establecer una relación personal con la familia. Otras escuelas ofrecen visitas únicas al campus y un almuerzo gratis en la cafetería de la escuela. El punto debe ser asegurarte de que tus técnicas de marketing sean creativas y tengan sentido para tu cultura escolar única.

Geografía como ventaja

No subestimes el valor de tu geografía. Algunas escuelas tienen una vista natural desde el campus, mientras que otras están en un clima cálido durante todo el año. Enfatiza tus fortalezas cuando se trata de tu entorno. Podría convertirse en uno de tus mejores puntos de venta. Algunas instituciones lo saben y postean muchas fotos de ello en sus redes. Mira la vista del instituto Irlandés, por ejemplo.

 Conclusión…

Atraer a los estudiantes a tu escuela es una tarea única. No hay dos escuelas que puedan tener la misma estrategia de atracción y esta es la razón por la cual una perspectiva local es importante. Al final, debes asegurarte de que los estudiantes que asisten a tu escuela son los ideales para la cultura de tu organización, y que no estás cegado exclusivamente por los padres que pueden pagar la matrícula completa.

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